Trives best i åpent landskap
Får mer informasjon og synes arbeidsmiljøet er godt
Publisert
Sist oppdatert
Fordeler og ulemper med åpent kontorlandskap er et stadig tilbakevendende tema i norsk arbeidsliv. Som regel er det ulempene det fokuseres på i media og debatt, blant annet slik det framgår av artikkelen i På høyden der en overlege hevder at åpent kontorlandskap kun fører med seg to ting: Økt sykefravær og redusert produktivitet.
Arbeidsnytt har besøkt et kontormiljø i Sandvika utenfor Oslo hvor det norske hovedkontoret til den globale mineralbedriften Sibelco holder til. Med det er journalisten på gamle tomter ettersom jeg var HR-direktør i den nordiske delen av organisasjonen for noen år siden. For ett års tid siden flyttet virksomheten fra Rud i Bærum og gikk da fra en blanding av åpne løsninger og cellekontorer til kun åpent landskap for alle de 25 medarbeiderne.
Marianne Berg er kontorsjef i Sibelco og har vært med å lede flyttingen til de nye lokalene og organisering av det åpne landskapet.
Skap forståelse
- Begynner du å tre dette nedover hodene på folk vil du møte motstand, råder Berg. Selskapet var svært bevisst på å involvere bredt ved at alle ansatte var med i en av arbeidsgruppene som alle hadde ansvar for ulike deler av planleggingen. Det gjaldt alt fra teknisk utstyr, parkering, utforming og innredning, samt sosiale tiltak. – Tanken bak var at absolutt alle skulle få eierskap til endringen og at ingen skulle få sitte på sidelinjen å kritisere uten å være delaktig, sier Berg og fortsetter: - Sammensetningen i gruppene var slik at også de som var skeptiske og motvillige ble hørt og fikk mulighet til å påvirke på de områdene de var mest opptatt av. – Det var gjort tydelig fra ledelsen at gruppene ikke var arenaer for omkamp. Flytting og åpent landskap var udiskutabelt. Men når det gjaldt løsninger og innredninger var det stort mulighetsrom, og det finnes mange løsninger i form av støyskjermer, soner, hyllesystemer som rammer inn og liknende. – Det var mange ulike ønsker og en del diskusjon knyttet til innredning og møbler, men involveringen sikret gode løsninger til slutt, konkluderer Berg. Bedriften valgte å ikke ta med gamle møbler. Slik kunne man konstruere det åpne landskapet fra grunnen av, blant annet med fokus på å innrede arbeidsplassene så privat som mulig.
Kontorsjefen forteller at tid også er en helt kritisk faktor. Nøkkelen er å tidligst mulig orientere alle mot det nye og ha nok tid til å få alle ombord. – Det tar tid å få alle med.
Disiplin er nødvendig for å sikre arbeidsro
Dette er et miljø hvor mange jobber internasjonalt og derfor kommuniserer på skype og liknende.
- Skypemøter skjer i et av stillerommene, både av hensyn til andre og en selv, understreker Marianne Berg.
I tilknytning til det åpne landskapet er der fem smårom og fire møterom fordelt på de ansatte. Og de er flittig brukt. - Fordelingen av rom og hvordan folk bruker dem og tar hensyn har gått veldig bra.
Disiplinen har utviklet seg uten at det har vært nødvendig å etablere strenge regler. Men det hender vel av og til at noen kan bli høylytt i telefonen. – Vi er såpass få og ikke redde for å si ifra til hverandre.
- Det eneste de har en klar regel på, er at det ikke skal spises på pultene i landskapet, både for å unngå søl og lukt. - Det var det litt knurring rundt i begynnelsen og mange syntes nok at jeg var veldig streng, forteller Berg. - Men det går seg til. Folk har som regel godt gangsyn og vet å ta hensyn til hverandre, fastslår hun.
Hva med effekten på helsa, den påstås ofte å være negativ?
- Nå skal vi snart ha den årlige helsesjekken og da gjør vi en utvidet undersøkelse med tanke på trivsel. Vi forventer at folk er ærlige hvis det oppleves at det å jobbe i åpent landskap oppleves som et problem.
Praktiserer ikke «free seating»
Sibelco gjorde en analyse av tilstedeværelse på kontoret og bruk av lokalene. – Da ga det seg selv at vi ikke skulle lage enkeltkontorer hvor kanskje 50 prosent står tomme hele tiden. – Det er ikke er ikke god og kostnadseffektiv utnyttelse av lokalene. - Det er aldri fullt her, både fordi mange reiser mye og fordi vi har mye fleksibilitet. Men det er viktig at det er nok plass også når alle er tilstede, derfor har hver og en sin egen plass.
Da organisasjonen hadde enkeltkontorer var det mange kollegaer man knapt så. Slik er det ikke lenger, og nå er det kollegiale landskapet en trygg hjemmehavn for de som reiser mye.
Vanens makt
- Jeg kan ikke si at det var mye uro, svarer kontorsjefen. - Det kan også forklares ved at mange ansatte lenge hadde gitt uttrykk for et ønske om flytting til en mer sentral beliggenhet. Arbeidsmiljøutvalget ble tidlig involvert blant annet med en undersøkelse av hva folk foretrakk, enekontor eller landskap. Undersøkelsen viste at de som allerede hadde enekontor foretrakk det og de som allerede satt i landskap, ønsket å fortsette med det. Ingen ville med andre ord ha endring av sin situasjon.
Folk har forskjellige behov
- Det å ta hensyn både til behov og i noen grad motstanden ble gjort ved å plassere folk slik i landskapet at det ble minst mulig vanskelig for hver enkelt. Her kan man tenke på at noen plasser kanskje har mindre trafikk forbi, andre mer, avhengig av om plassen er midt i, i ytterkant eller innerst i et landskap. Det går an å plassere folk litt nennsomt og hensynsfullt i forhold til ulike behov. - Og noen måtte vi gå noen ekstra runder med, forteller Berg.
Men hva med produktiviteten?
- Det er ikke til å komme fra at muligheten for lettere kontakt mellom medarbeiderne både er på godt og på vondt. Og det er klart at sitter man midt i noe som krever mye konsentrasjon er det ikke alltid det passer å bli avbrutt. Men det merker man ofte og det er jo ikke så vanskelig å se når folk er opptatt eller i dyp konsentrasjon og ta hensyn til det. Så det krever litt sosiale antenner også, fastslår Marianne Berg.
- Noen lar seg lett og villig forstyrre mens andre jobber på. Vi er forskjellige rett og sett. Nettopp derfor har vi gjort små tilpasninger, og tenkt nøye gjennom plassering av medarbeiderne i landskapet. En som lett lar seg forstyrre bør ikke sitte på den mest eksponerte plassen. Så tok vi spesielt hensyn til de som er mest på kontoret. De fikk først de plassene de ønsket, mens de som reiser mye fikk velge til slutt.
Bedriften har ikke gjort noen kost/nytteanalyse, men forteller at det er lite som tyder på at produktiviteten er svekket. - Medarbeiderne har autonome stillinger og mye ansvar, og vi er disiplinerte. Mange har frister, så som innenfor logistikk, regnskap og finans. Da kaster man ikke bort tiden sin, mener kontorsjefen.
Bryter ned skillelinjer
- Det er bedre enn jeg hadde trodd, og det fungerer helt fint for meg, sier Roar Sandøy. Han er Phd og sjefsgeolog i Sibelco og den eneste på sitt fagfelt i dette kontorlandskapet. Før flyttingen hadde han et romslig, og relativt overfylt, kontor for seg selv. – Ikke helt ulikt et professorkontor, smiler han. Selv om løsningen fungerer godt for ham og han ikke savner enekontor-tilværelsen, forstår han mange akademikere som har vist motstand mot åpne kontorlandskap. Han ser seg rundt i lokalet: - Du ser hvor mange vi er her. Hadde alle vært tilstede samtidig og snakket i telefon og med hverandre, hadde det nok vært annerledes, påpeker han og understreker: – Jeg har jo hjemmekontor også, om jeg skulle trenge ekstra fred og ro. – Men også her er jo folk forskjellige og alle trives ikke med det. Om han skulle jobbet i akademia ville Sandøy helst sett at landskapet var innrettet i soner som samlet fag innen samme faggrupper. Da hadde man kanskje brutt ned noen skillelinjer og åpnet opp for mer faglig samarbeid. - For man får med seg mer av informasjon og kommuniserer mer i landskap, avslutter sjefsgeologen.
Vi liker det!
-Jeg tror ikke det er mange som mistrives landskapet vårt, sier Line Ropstad. Kollegaene May-Britt Thomassen og Marius Eeg har sittet i landskap før og var glad for at det ble slik også da bedriften skulle flytte. – Det er hensiktsmessig innredet og godt med plass her, og de fleste er enige om at vi har fått det bedre.
